Липсата на време или усещането за това причинява много стрес и тревожност, болести, които изобилстват в нашето сегашно общество и чиито последици се понасят върху физическото, психическото и емоционалното здраве. Липсата на време или лошото управление на времето, с което разполагаме, оказва негативно влияние върху нашето благосъстояние. Научете се да различавате ефективността от неефективността.
Ефикасността е свързана с постигането на целите. Състои се от това да се направи точно това, което трябва и когато трябва. Ефективността също се фокусира върху резултата: че нещо трябва да се направи с възможно най-малко ресурси. Тя е пряко свързана с правилното използване на ресурсите.
Без да се стремите към тези неща, вие няма как да бъдете ефективни. Ефективният човек прави това, което може да прави най-добре. Той много добре знае, как да определи своите ключови задачи.
Научете се да различавате кои задачи са ключови!
1. Кои са ключови задачи?
Ефективното управление на времето включва наличието на ясни ключови задачи или дейности, тоест такива, чието разрешаване пряко влияе върху постигането на целите ви и които изискват високо ниво на ангажираност от ваша страна. Важно е да сте наясно какви са ключовите задачи всеки ден или всяка седмица... за да предотвратите повтарящите се задачи да откраднат част от времето, което трябва да им посветите.
2. Кои са повтарящи се задачи?
Много от задачите, които развиваме през целия ден са общи, рутинни задачи. Такива, които се повтарят като част от цялото ни ежедневие, ден за ден. И много пъти времето, което инвестираме в тях е много по-високо от това, което трябва да им посветили, ако ги идентифицирахме добре.
Идентифицирането на този тип повтарящи се и необходими задачи ще ви помогне да разпределите определено време всеки ден (или всяка седмица...), за да се занимавате с тях и да ги решавате ефективно и бързо.
3. Научете се да разпознавате крадците на времето
Умението да определяте това, кои са крадците на вашето време ще ви помогне да премахнете всичко, което вреди на вашата ефективност. Крадецът на време е всяка дейност, обстоятелство или дори човек, който пречи на вашата дейност и постигането на целите ви. Този крадец краде времето, което трябва да инвестирате в извършване на друга дейност или задача (ключова и важна).
Крадците на време могат да бъдат класифицирани в три групи:
- Тези, които са в околната среда: поща, социални мрежи, незабавни съобщения, интернет, телевизия, срещи, шум, неудобни работни пространства...
- Причинени от други хора: посещения, прекъсвания, липса на точност, телефонни обаждания...
- Собствените, тоест тези, които човек произвежда чрез импровизация, лична дезорганизация, безпорядък, липса на дисциплина, постоянство или воля, незнание как да каже НЕ, объркване в приоритетите, отлагане, перфекционизъм...
Ако сте насрочили време за задача, съсредоточете се върху това да я свършите по график. Отлагането означава, че ще трябва отново да пренасрочите графика си. Което води до повече изразходвана енергия от ваша страна и евентуални грешки.
Имайте предвид, че "висящите задачи", тези, които не са изпълнени в срок, могат да бъдат по-уморителни от свършените.
