В ерата на технологиите и онлайн комуникацията служебните имейли постепенно напълно изместват служебните писма като по-бърз, по-удобен, по-екологичен и по-икономичен начин за комуникация. Само с няколко клика на мишката може да достигнете до всички необходими получатели на конкретното писмо бързо и напълно безплатно.
Това, че служебният имейл няма хартиен носител, на който гордо да поставите печата си, далеч не значи, че той е форма на неформална комуникация, че може да съдържа атрибути по желание на автора и че не следва да спазва официалния език и стил на общуване. Писането на служебни мейли също следва строги правила, гарантиращи професионалната визия, сериозното звучене и интереса у получателя. Как се пише служебен имейл и на какви правила трябва да отговаря, за да бъде той професионално подготвен, ефективен и постигащ целите си?
Как се пише служебен имейл?
Въпреки че целите на служебните имейли могат да се различават съществено, както и някои особености от стила и езика им, то има общи правила, които трябва да се съблюдават. Сред тях са:
- Спазвайте професионалния тон, дори да се обръщате към колеги. Недопустимо е да изпратите имейл към колега със съдържание „Хайде да ми метнеш пощата в шкафа“ например. Уличният език няма място в бизнес кореспонденцията, дори да се познавате с колегите идеално и да пиете сутрешното си кафе заедно.
- Изберете подходящ поздрав, който може да е персонализиран, да е общ, да е за конкретна група хора – един за клиенти, един за инвеститори, един за потребителите и т.н. – вие решавате, но не започвайте писмото без поздрав или със „Здрасти“. И двете са еднакво непрофесионални. При строго официална кореспонденция се препоръчва следването на обръщението, характерно за хартиените официални писма – „Уважаеми…“ като, ако титлата е известна, тя се поставя задължително пред името. Не пропускайте и препинателните знаци, за да не си създадете образ на неграмотник още от първия ред на писмото.
- Имейлът трябва да има посочена тема в графа „Относно“. Обикновено имейлите без такава лесно остават неотворени дълго време, привличат по-малко внимание или попадат в папка СПАМ. Темата трябва да е ясна, директна, кратка и по същество. Ако имейлът е маркетингов, то темата е още по-важна и от нея в голяма степен зависи дали получателят ще отвори и изчете писмото, или директно ще го изтрие. Тоест бизнесът зависи от този един ред, ако имейлът е продажбен. Отделете му нужното време, анализирайте, обмислете, а не гледайте на него като на досадна графа, която да претупате, за да продължите с писмото. Креативност, краткост, коректност са трите к-та, които ще доведат до ефективен резултат.
- Макар дългите имейли да не хабят фирмени и природни ресурси като топове хартия, това не следва да ви успокоява и да се разпростирате на куп страници. В забързаното време, претрупаността на работното място и недостигът на кадри, които да обработват купищата постъпваща информация през електронните пощи, е необходима краткост. Няма кой да изчете романа ви. Обмислете добре всяка дума, така че да се съберете в не повече от страница. Всъщност колкото по-кратък е мейлът, толкова по-голяма е вероятността да бъде изчетен и да се очаква комуникацията с вас с удоволствие. Нещо повече – професионално подготвеният мейл съдържа само една тема и е фокусиран около нея. Ако имате повече теми за обсъждане, разделете ги в отделни писма, а не ги изброявайте като ученически списък с цифри 1, 2, 3 и така-нататък.
- Подходящо завършване, което обяснява какво действие трябва да се предприеме. И не, „довиждане“ не е подходящ край на комуникацията. По-професионално е да пожелаете лек ден и да информирате, че сте на разположение при възникнали въпроси и при необходимост.
- Не пропускайте последният елемент на имейла, когато за вас е важно как се пише служебен имейл по всички писани и неписани правила. Този последен елемент е подписът ви. Това обаче не означава онези завъртулки, които наричаме така, а цялата информация за пишещия имейла, тоест за вас – имена, компания, длъжност, телефони за връзка, други възможни начини за комуникация и т.н. Колкото повече канала за комуникация са посочени, толкова по-професионално изглежда имейлът и ангажира вниманието. Улеснената с предлагането на няколко опции за комуникация отсрещна страна има по-голямо желание да отговори на имейла.
Не пропускайте да проверите имейла за грешки – правописни, граматически, фактически, липсваща информация. Проверете и дали изглежда достатъчно стегнато и професионално, както и дали сте прикачили необходимите файлове в случай, че в писмото сте посочили, че има такива. Проверете и няколко пъти на кого го изпращате, преди да натиснете „изпрати“. Колкото и странно да ви звучи този съвет, той е изключително ценен, тъй като огромен брой писма биват изпращани не на точния получател, което създава огромен риск от теч на информация, конфузни ситуации или просто пропуск истинският и точният получател да получи така важното писмо.
