Използването на единна система за справки и анализи е необходимост за всяка голяма организация, която оперира с огромни обеми от данни и иска да спести време и ресурси при ежедневната им обработка.
Разбирайки това, един от лидерите в застрахователния бизнес „Групама“ решава да стартира мащабен проект за внедряване на BI система, която да оптимизира репортинга в компанията, да подобри контрола върху качеството на данните и управлява лесно достъпа до тях.
„Преди имахме повече от 200 различни справки, които се поддържаха от ИТ отдела. Те бяха статични и непрекъснато възникваше необходимост от корекции на съществуващите сечения и представяне. Нашето желание беше да имаме една централизирана система за справки и анализи, която да ни позволи обобщено и графично представяне на данните, както и възможност за въвеждане на рестриктивен достъп спрямо позициите на служителите“, разказва Михаил Тодоров, директор „Управление на проекти“ в „Групама“.
Той допълва, че една от причините компанията да избере Qlik Sensе е познаването на възможностите на друг продукт на Qlik. Проведено проучване на пазара разкрива редица предимства на Qlik Sense, сред които лесната интеграция с различни бази данни, асоциативното филтриране на данните, както и по-ниската цена за on-premises решението, в сравнение с алтернативни аналитични системи. След избора на BI софтуер компанията се обръща към експертите от Balkan Services за неговото внедряване.
Примерен дашборд в Qlik Sense
Обхват и етапи на BI проекта
BI проектът се отличава с голям обхват и сложност, тъй като включва значителна част от процесите на „Групама“ както в общото, така и в животозастраховането. Преди самото внедряване на BI инструмента експертите от Balkan Services провеждат детайлен бизнес анализ, който има за цел да идентифицира основните изисквания на дружеството и определи обхвата на проекта.
В резултат на оценката се създава и визията за новото решение, според която то включва справки и анализи, групирани в 6 основни репорта в областта на продажбите, претенциите и обезщетенията, плащанията, маркетинга, квотите на щетимост и анализа на портфолиото.
„Първоначалният анализ спомогна още във фазата на инициирането на проекта да извлечем и анализираме достатъчно от изискванията, така че да очертаем обхвата, да заложим бюджет и да стартираме работата. Приложихме адаптивен подход за управление на проекта, за да насочим фокуса върху бързото разработване и доставяне на завършени и функциониращи компоненти от системата на по-малки цикли“, обяснява
Найри Масихи, ръководител отдел „Управление на проекти“ в Balkan Services.
Възможности на BI системата
Разработената BI система ежедневно изтегля, обработва и зарежда данни от основната транзакционна система на двете дружества „Групама Застраховане“ и „Групама Животозастраховане“. В резултат служителите имат достъп до 6 основни репорта, всеки от които е съвкупност от множество малки репорти и различни сечения. Масихи посочва, че една от най-значимите функционалности е въвеждането на инструмент, с който крайните потребители могат сами да конфигурират формата и съдържанието на данни в него без намеса на ИТ отдела, което пести време за всички в пъти.
„Той дава възможност за гъвкаво включване и изключване на измерения и ключови показатели, както и създаване на голям брой справки с различни сечения. Чрез въвеждането му успяхме да отговорим на едно от основните изисквания за покриване на текущите над 200 отделни справки, с които боравеха служителите на „Групама“, допълва експертът от Balkan Services.
Business Intelligence платформата позволява още проследяване на исторически промени в определени дименсии, запазване на исторически данни за предходни периоди, гъвкаво и динамично превключване между бизнес линии и времеви периоди, изтегляне на данни на определено число и запазване на справки с предефинирана структура.
Друга важна функционалност е свързана с гарантирането на съответствие с GDPR.
Примерен дашборд в Qlik Sense
Предизвикателства и фактори за успех
Изпълнението на подобен мащабен проект не протича и без своите предизвикателства, като едно от по-сериозните се оказва краткият период за работа спрямо обхвата на проекта. За преодоляването му са приложени техники за оптимизиране на графика, включително паралелна работа по няколко компонента.
По думите на Масихи ключово за спазването на крайните срокове е било придържането към строг ритъм на работа.
От своя страна Тодоров признава, че в началото са имали едно виждане, но когато софтуерът е разкрил своя потенциал са променили заданието, за да има още по-голяма добавена стойност за компанията. „В началото отне повече време за дизайн и брейнсторминг, но след сработване процесът се ускори и накрая тичахме“, посочва експертът от „Групама“.
Благодарение на високата производителност на екипите втората половина от обхвата на проекта се реализира два пъти по-бързо.
„За нас беше предизвикателство да обединим данните на двете дружества, за да могат да се анализират заедно и да са сравними. Обемът от данни бе огромен. Информацията се намираше в множество таблици, някои от тях със стотици колони и милиони редове. Трябваше да се съобразим с редица частни случаи, за да постигнем пълно съответствие на данните за дружествата. Сложни бяха и някои разработки, които не съществуваха до момента и липсата им възпрепятстваше служителите да валидират съответните данни“ разказва Николай Атанасов, старши BI консултант в Balkan Services.
С настъпването на пандемията се налага реорганизация на работата и преминаване изцяло към виртуални екипни срещи.
Въпреки трудностите обаче приложеният „agile“ подход, добре сработеният екип, ангажиран с проекта от страна и на двете компании, както и подкрепата на висшия мениджмънт на „Групама“ допринасят за успешните резултати.
Ползи
Спестените време и ресурси се открояват като основни ползи от внедряването на BI системата. Тодоров отбелязва, че преди проекта изготвянето на всички необходими справки и анализи е отнемало изключително много време.
Така например справката за квоти на щетимост, поради сложността си, е отнемала по 2 работни дни на двама служители, а сега отнема 1-3 минути.
„Отчитаме доста позитивно и бързо приемане на новото решение. Също така много по-лесно се въвежда нов служител, защото входните точки са много по-малко“, разкрива Тодоров.
„Една промяна в начина на работа винаги е свързана с някаква съпротива от страна на хората. Но сме учудени как доста бързо тя се прие от служителите, не само защото интерфейсът е удобен, но и защото осъзнават какви големи възможности имат за последващо надграждане и оптимизация. След като един служител е видял, че неговата работа е намаляла от два дни на три минути, няма как той да не вярва в платформата“ допълва той.
Широкият спектър от възможности на Qlik Sense дава също така на застрахователя цялостен поглед върху дейността и резултатите във всеки момент.
„Когато работят професионалисти с професионалисти, нещата се получават. Определено положените усилия си заслужаваха и сме много удовлетворени, защото постигнатите резултати наистина са впечатляващи: спестено време и съответно средства, оптимизация и гъвкава система, която има много голям потенциал за надграждане“, категоричен е Тодоров.
Той допълва, че „Групама“ вече работи с Balkan Services по нов проект за развитие на BI системата, който да надгради нейните възможности. Благодарение на създаденото доверие и доброто партньорство между компаниите, паралелно стартира и отделен проект за спазване на последните изисквания на МСФО 17.
