Агенцията по вписванията не защитава добре личните данни. Това е един от изводите на Сметната палата след извършен одит за периода от 1 януари 2017 г. до 31 декември 2019 г.
От Сметната палата посочват, че въпреки че Агенцията е администратор на лични данни, не гарантира спазването на принципите и изискванията на Общия регламент за защита на данните. Тя предоставя незаверени преписи на актове на всяко лице, което ги поиска, без заличаване на личните данни, съдържащи се в тях. По този начин личните данни в актовете - за имотно състояние, имена, ЕГН, съпружески и родствени взаимоотношения, подписи и др., могат да станат обект на злоупотреба и да се нарушат правата на субектите на тези данни.
Установено е и че още не е създаден имотен регистър с кадастралните карти съгласно изискванията на Закона за кадастъра и имотния регистър. Въпреки че до края на 2020 г. над 96% от територията на страната вече има одобрени кадастрални карти и регистри, към август 2020 г. министърът на правосъдието е издал заповеди за откриване на производство по създаване на имотен регистър само за 5 съдебни района (Балчик, Асеновград, Благоевград, Каварна и Добрич) от всичките 113 .
От Сметната палата отчитат като съществен проблем, че службите по вписванията са част от структурата на Агенцията, а съдиите по вписванията са на подчинение на председателя на съответния районен съд. Това ограничава възможността ефективно да се организира и контролира работата по създаването, воденето и архивирането на имотния регистър.
Одитът е установил, че не е осигурена връзка на Търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел със системата BRIS, която осъществява свързване на търговските регистри на страните членки на ЕС и им позволява да обменят трансгранични съобщения относно сливания и клонове на търговци, а на ползвателите на портала за електронно правосъдие - да получават многоезична информация относно дружествата от ЕС. Системата функционира от юни 2017 г., като е определен краен срок за свързване на националните бизнес регистри на държавите членки на ЕС с BRIS - 8 юни 2017 г. Пет месеца след изтичането на срока Агенцията по вписванията сключва договор за надграждане на Търговския регистър в рамките на проект, финансиран със средства от ЕС. Изпълнението на договора е удължено с 6 месеца, след това с още два, а когато приключва, се оказва, че свързването на Търговския регистър и Регистъра на юридическите лица с нестопанска цел с платформата на BRIS не може да бъде осъществено. Към 30 ноември 2020 г. България все още не е присъединена към платформата на BRIS и има риск Европейската комисия да отнесе въпроса към Съда на ЕС, предупреждават от Сметната палата.
Констатирано е значително забавяне на процеса по обявяване на годишните финансови отчети в периода 2017 - май 2020 г. въпреки ограничаването на административната тежест за търговците и юридическите лица с нестопанска цел, които не осъществяват дейност, и създадената вътрешна организация за обработване на заявленията;
Относно създаването на публичен регистър на особените залози и прехвърлянето на дейността от Министерството на правосъдието в Агенцията по вписванията, от Сметната палата посочват, че срокът е от 1 януари 2022 г., забавя се издаването на предвидения в Закона за особените залози подзаконов акт, което възпрепятства процеса по прехвърляне дейността по воденето на Централния регистър на особените залози от Министерството на правосъдието към Агенцията по вписванията;
Установени са и други съществени проблеми:
- Принципът за разходоориентираност и обоснованост на държавните такси по Закона за държавните такси не е прилаган последователно при определянето на размера на таксите, които Агенцията по вписванията събира. Размерът на събраните такси превишава двойно размера на утвърдените по бюджета средства за разходи на Агенцията в периода 2017-2019 г. Въпреки това дейността й остава недофинансирана, защото утвърдените от Министерството на правосъдието разходи са близо 3 пъти по-ниски от поисканите от Агенцията по вписванията. Необходимите средства за създаването на имотния регистър в размер на 36 млн. лв. не са осигурени нито за 2017 г., нито за 2018 г., нито за 2019 г.
- Недостатъчен сграден фонд, който да отговаря на изискванията за изпълнение на дейността и за стратегически обект от значение за националната сигурност. Помещенията, които се използват в Централното управление на Агенцията по вписванията за съхранение на документи и огромен архивен фонд, са недостатъчни. За целта се преустройват гаражни клетки, коридори и част от работните помещения, което не отговаря на нормативните изисквания. Електрическата инсталация се ползва общо от Агенцията по вписванията и собствениците на жилищни имоти в сградата. Липсват и необходимите помещения за преместване на служителите и архива на Централния регистър на особените залози.
- Проблеми с човешките ресурси. За периода 2017 г. - 2019 г. ръководството на дирекцията е сменяно седем пъти, а директорът на най-голямата регионална дирекция - в София - 5 пъти. Анализът на извършените промени в числеността на персонала показва, че те не са обвързани с добавянето на нови отговорности и задължения. Например, при възникване на задължението за деклариране и обявяване на действителните собственици в Търговския регистър и Регистъра на юридическите лица с нестопанска цел през 2019 г., числеността на ГД "Регистри" е намалена с 3 щатни бройки, а на Дирекция "Длъжностни лица по регистрация" не е променена. При създаването на Регистър на имуществените отношения на съпрузите през 2010 г. числеността и на двете дирекции е намалена съответно с 9 и с 6 щатни бройки. В резултат на липсата на адекватна оценка на необходимите човешки ресурси се наложило да се назначават специалисти по ПМС № 66.
Сметната палата е дала десет препоръки на министъра на правосъдието и шест препоръки на изпълнителния директор на Агенцията по вписванията, които трябва да бъдат изпълнени до една година.
